As muitas tarefas do dia a dia precisam de tempo, assim o planejamento e organização de como o tempo deve ser divido é fundamental para uma rotina eficiente.
Ou seja, a Gestão do Tempo promove o equilíbrio da vida pessoal e profissional, o que consequentemente promove mais qualidade de vida e claro, a produtividade, que é um dos principais objetivos do gerenciamento do tempo.
Quer saber mais sobre a Gestão do Tempo, sua importância, benefícios e dicas de como melhorar a administração de tempo no trabalho? Aproveite e continue a leitura!
O que é?
A Gestão de Tempo é a administração de algo, isto é, estratégias que visam melhorar e organizar os períodos disponíveis, para que as tarefas sejam realizadas com qualidade e no tempo ideal. É o fazer mais e melhor em menos tempo.
Já dizia o ditado: “Tempo é dinheiro!”
Gerir o tempo é otimizá-lo, pois quando se tem tudo organizado, sabendo o que deve ser feito, há menos tempo perdido e retrabalho, logo há mais eficiência e isso reflete em produtividade e resultados.
O gerenciamento de tempo não é apenas uma forma de controle, mas pode ser definido como um processo de planejamento e organização das tarefas.
A Importância
Gerenciar o tempo é de extrema importância, pois além de adequar cada momento, organizando o dia, permitindo mais produtividade, também é perfeito para conquistar o bem-estar e saúde, evitando o estresse excessivo.
Ao administrar melhor o tempo é possível também melhorar a pressão e as metas, isso até diminui a sensação de tensão da correria do dia a dia e é capaz inclusive de evitar horas a mais de trabalho, permitindo assim mais tempo de descanso.
Segundo Peter Drucker, um renomado professor, escritor e consultor administrativo, também conhecido como pai da administração moderna: “O tempo é o recurso mais escasso e a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado”.
Ou seja, a Gestão do Tempo é uma ação cheia de benefícios para alcançar objetivos pessoais e profissionais.
Benefícios
Já deu para perceber que gerenciar o tempo torna as tarefas mais eficientes e positivas, por isso confira seus principais benefícios:
• Valorização profissional
• Mais disciplina e pontualidade na execução das tarefas
• Aumenta a produtividade e eficiência
• Trabalhos entregues no prazo
• Reduz o estresse e ansiedade
• Permite gerar resultados efetivos
• Mais confiança no trabalho diário
• Metas e projetos realizados em menos tempo com consistência
• Aumenta o tempo livre para aproveitar momentos de lazer, hobby e descanso
Para conseguir esses resultados existem algumas dicas, ferramentas e técnicas, confira algumas delas abaixo.
Dicas para Melhorar a Gestão de Tempo
Dica boa é dica compartilhada!
E quem não quer ter uma melhor administração do tempo? Por isso aproveite e confira aqui dicas para aumentar a produtividade, rendimento no trabalho e claro, de bem-estar pessoal:
1- Planeje!
Planejamento é a palavra-chave para iniciar a melhor gestão de tempo, identificando as melhores oportunidades e o que impede de chegar às metas.
Organize as ideias, programe-se para evitar o risco de assumir tarefas que realmente não consegue realizar e assim aumentar as chances de otimizar sua produtividade.
2- Defina metas
As metas devem ser definidas para manter a motivação, foco e serem possíveis de se concretizarem, pois não adianta criar e dedicar tempo em algo que não pode ser alcançado.
Tenha clareza no que pretende conquistar, nos seus objetivos, isso ajuda a reduzir o desperdício de tempo.
Você pode inclusive usar o conceito SMART para ajudar a criar suas metas.
Essa ferramenta ensina a ter objetivos inteligentes, criando estratégias eficientes, seu nome é um acrônimo (S.M. A.R.T = Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Time Bound), que significa: S de Específico, M de Mensurável, A de Atingível, R de Relevante e T de Temporal.
3- Estabeleça prioridades
Analise e estabeleça as prioridades das atividades a serem executadas e quanto será o tempo para cada uma. Coloque em ordem de importância e urgência, seguindo um cronograma diário.
4- Defina Prazos
Estipule e avalie prazos de acordo com as tarefas, colocando as mais importantes e urgentes primeiro.
5- Aprenda a dizer não
Se o seu cronograma estiver apertado ou a tarefa for desgastante demais, fugindo de seus valores pessoais, diga não!
6- Não procrastine!
Nada de deixar as coisas para depois!
Evite distrações como redes sociais e televisão, por exemplo.
7- Estabeleça o tempo para cada tarefa
Inicialmente pode parecer difícil, principalmente quando se trata de uma tarefa nova ou feita pela primeira vez.
No entanto logo conseguirá identificar quanto tempo leva cada atividade.
Dica: Conte com a ajuda de um cronômetro!
8- Agendamentos
Sempre anote os compromissos, não confie na memória.
Use uma agenda, um planner ou agendas digitais como o Google Agenda.
9- Crie incentivos
Crie recompensas para metas cumpridas, assim evitará a procrastinação e com bonificação fica mais fácil manter o foco.
10- Tenha objetividade
Ser objetivo é um ponto forte para cumprir tarefas dentro do prazo, além disso quanto mais direto e assertivo, melhor será e menos tempo levará.
Principais ferramentas e técnicas para gerenciar o tempo
Além das dicas, que são bem eficientes, você pode ainda usar ferramentas e técnicas para te ajudar a melhorar seu gerenciamento do tempo. As principais são:
• Checklist – ideal para visualizar todas as tarefas, listando-as. Coloque ao lado de cada tarefa o prazo, nível de urgência e importância. Ao final de cada tarefa de um “Check”, confirmando a ação.
• Agenda – é uma ferramenta bastante importante para organizar os compromissos por data.
• Planner – ideal para listar as tarefas diárias, semanais e mensais. Funciona como um cronograma e fica bem visual e organizado na distribuição e divisão das tarefas.
• Planejamento Flexível – Ter um planejamento é fundamental, pois ele é capaz de guiar as ações necessárias para chegar ao melhor resultado. Porém, não o feche como definitivo, permita ajustes sempre que necessário, mas claro, realize alterações conscientes.
• Calendários e Organizadores – Os calendários digitais por exemplo, são ótimas ferramentas que podem alertar sobre eventos, indicando atenção para data e horário. Tudo para não perder o compromisso. Organizadores como Trello, que é bem prático e fácil de usar, ajudando a administrar demandas e projetos.
• Agendas Digitais – O uso de agenda digital é prático e eficiente. Ex: Google Agenda, além de um excelente serviço é gratuito!
Exemplos de Métodos e Sistemas para gestão do tempo:
Kaban - método simples, usando um software específico, crie 3 colunas: Para fazer, Andamento e Concluído. Assim evita esquecimentos e ajuda a controlar melhor as ações.
SMART – desenvolvido para definir metas e organizar atividade, destacando prioridades. Metodologia a partir de um acrônimo como já citado acima:
S – Specific - Específica
M – Mensurable – Mensurável
A – Attainable - Alcançável
R – Relevant - Relevante
T – Time Based – Temporal (Prazo real para realização).
Metodologia GTD (Getting Things Done) - ferramenta que identifica demandas mais importantes e organiza-as com clareza, reduzindo a sensação desconfortável de sobrecarga. Consiste em: Capturar, Esclarecer, Organizar, Refletir e Engajar.
Promodoro – método criado para um ciclo produtivo e de concentração, em que a pessoa foca em suas tarefas por 25 minutos e depois tem um tempo de 5 minutos para descansar. Ao completar 1 hora e 30 minutos ou 2 horas, o intervalo passa a ser de 15 a 30 minutos.
Google Keep – ferramenta totalmente gratuita e da web, ou seja, não é preciso baixar nada, seus dados são todos salvos em nuvem automaticamente. Usa o gmail para o gerenciamento. É possível através dele, compartilhar listas e outras mídias.
Softwares – Outros softwares, inclusive alguns com versões gratuitas: Runrun.it, Pipefy e Heflo.
O tempo é um dos bens mais preciosos da humanidade, por isso é preciso se organizar e ter tempo para tudo, tempo para o trabalho, para o lazer e descanso.
E aí, como está seu tempo? Aproveite esse conteúdo e faça a diferença, coloque em prática e gerencie seu tempo.
E se precisar de ajuda, conte comigo!
Sou André Riemma, Psicólogo e Coach Nível Sênior com certificação internacional, com especialização em Terapia Cognitivo Comportamental e atuação na área há mais de 15 anos. Vamos conversar? Clique aqui!
